上一篇介紹了提高做事效能的底層邏輯，包含原則和戰術，這篇內容就帶大家實際體驗一遍，我每天、每週如何使用我在 Notion 建立的生活作業系統。這個系統我已經開發並使用了超過兩年！大大提升了我的工作與生活效能。
這篇文章會分享每一步操作流程，為什麼要這樣做，執行的時候要注意及避免的地方。我也公開分享了我使用的生活作業系統 Notion 模板，大家可以到這裡領取，並複製到自己的 Notion 系統中試用。
Credits / Acknowledgement: 我在開發這系統的過程，參考並融合了許多模板，例如雷蒙和 Keven 的 Notion 實戰課程，Intelligent Change 的 Productivity Planner。也很推薦讀者探索這些高品質的課程與實體產品，找到最適合你的工具。
如何使用 Life OS 模板
打開我分享的 Notion Life OS 模板，會進入系統總覽頁面（如上圖）。我每天都在這頁面裡面寫我的日記、週記，甚至還有季度目標（為從簡我刪掉這部分內容）。日記資料庫裡，有每天的日記；週記資料庫裡，則是每週的計畫與回顧。我的系統使用至今，已經累積了 99 週的週記頁面、426 天的日記。算數好的讀者會發現我其實也不是每天寫日記，平均一週大概寫 4-5 天，通常放假和週末就不會寫。
接下來就隨著一週時間的推進，帶大家看我如何使用這個模板。
1.【週日 / 週一】 一週之始的週計畫
每週一早上，我會花一到兩小時，回顧上週並計畫下週。如果我週一有會議的話，會移到週日晚上做這件事。我建議可以在行事曆上每週固定安排一個時間段做週計畫。
1.1 新增週記頁面
首先，在「週記」資料庫裡新增一個週記頁面，使用我已經建立好的週記模板（Weekly Planning & Review Template）。我會命名為「@Today Week XX 」（註：@Today 是 Notion 特殊語法，會自動紀錄當天日期）。回顧完之後就是本週計畫，主要是完成週記模板的第一部分 (I. Weekly Planning)。
1.2 週計畫 — Weekly Planning
點擊進入新增的週記頁面，會看到週記模板。第一部分是週計畫（weekly planning）（如下圖），第二部分是每週回顧（weekly review）。 開始本週計畫前，我會先回顧上週，不過這裡先跳過，文章後面會深入解說。註：目前模板還是英文，如果需要中文模板的讀者，請留言或跟我聯絡（或是用 ChatGPT！）。
第一步：寫下 Intention for the Week （我要如何過好這一週）
週計畫第一步是先給這週一個「主題」：我真心希望這週我能如何度過。可以是希望這週完成某件重要的事、克服某個挑戰、用心體會的人事物、期許自己的成長等等，不超過兩三句話。Intention（意圖）就像是個指南針，在這一週指引著自己努力的方向或生活的態度。我自己很喜歡的例子是富蘭克林從年輕時就開始練習的十三個美德，他一週只專注一個美德。
第二步：寫下優先集 – 按照重要性順序，寫下本週要完成的成果
接下來就是週計畫的重點：本週預先規劃要完成的成果優先集。而此模板不同之處在於，事項按照重要性分為三層：
- Five Most Important Tasks of the Week （本週五件最重要的事）：必須完成 – Must do.
- Secondary Tasks of Importance （次重要的五件事）：應該完成 – Should do.
- Additional Tasks （五件更次重要的事）：完成很好 – Nice to do.
上一篇原則篇提到的原則二「要事第一」，點出優先集和待辦事項的差異。提高效能的關鍵不在於完成多少件事情，而是最關鍵的事情能否完成。優先集是週計畫最重要之處，沒有之一。切勿只列出 15 件待辦事項，而要去思考那些是真正重要的事。
分層當然不只是觀念上區分重要性，而是在安排日計畫時，要以「必須完成」的事為第一，並且在前五件事完成之前，盡量避免做第二、第三層的事情。決定不做什麼事情，有時甚至比決定做什麼事情更重要。
大家會有疑問：為什麼每一層只能有五件事？這原則參考了 Productivity Planner，概念上一週五個工作天裡，一天專注在一件事，最多就五件。再多就失去分層的意義。不過我自己實踐，每件事通常會是個「大結果」，我會在大項下再分解成一些小結果方便之後分配到日計畫。
最後一個模板的特別之處，在於每件事情要寫下任務「角色」(role)。如同前篇提到的角色與責任，這個小習慣讓我在寫下任務時，會反思為什麼要做這件事。而且列完計劃時，也可以快速檢視是否有些「角色」沒有被分派到重要任務（家庭和個人健康往往會被遺忘）。
最後要提醒大家的是避免從上週計畫複製貼上（雖然我自己有時候也會這麼做）。寫週計畫時我會檢視季度目標，甚至是年度目標。就像拿出指南針看自己在哪裡，重新調整方向。如果從上週計畫複製貼上，就像以相對方向而非絕對方向作為指引，很可能越走越偏，甚至忘記目的地（為什麼我要做上週列的這件事）。
第三步，在行事曆上預先安排做大項目的時間（非必要）
寫完優先集，如果想提升事情完成率，可以在行事曆上 (例如 Google Calendar)，直接放幾個時間區塊，用來完成第一層的五件事情。這個技巧是 “7 Habits of Highly Effective People” 書中使用的 “Weekly Planner” 的精髓。確保自己優先把時間花在這些重要的事上。如果在團隊工作，也有助於讓同事知道自己有重要的事需要完成。
既然如此有用，為什麼我列為非必要？因為我發現自己很難持續做到這件事，會花太多時間安排一週行程。如何排列組合一週內各個會議和自己工作時間，本身就是個益智遊戲。而且工作中很多突發事情，計劃好的行程需要時常變動。我自己做不到的事就沒理由希望讀者能做到。不過如果你的工作有較多自己運用的時間，或許這個步驟會很有幫助。
2.【每日】一日之始的日計畫
完成週計畫之後，本週就有 Intention 為主題 (1.1)，最重要的五件事 (1.2) 為努力產出的成果。接下來就是每一天如何具體地完成這些事情！每天早上（或是前一晚），我大概會花 25-30 分鐘（一個番茄鐘）做日計畫，步驟如下。
2.1 增加新的日記頁面
在「日記」資料庫裡新增一個日記頁面，命名為「@Today」（如果是前一晚，則命名為 @Tomorrow)，並使用我已經建立好的日記模板。
2.2 日計畫 — Daily Planning
下圖是我每天的「日記」模板。一開始是激勵我的座右銘（中文來自錢煦，英文來自 Stephan Covey），歡迎讀者換成自己的座右銘。
第一步：寫下 Today’s Intention （我要如何過好今天 ）
這點和週計畫裡的 Intention for the Week 異曲同工，為今天設立一個主題。可以更具體，例如把握今天簡報的機會、心平氣和地與同事相處、在下班後與家人好好吃頓晚餐。
第二步：感恩的事 — Happiness Diary （非必要）
自從看了 “The Miracle Morning" （中文譯《上班前的關鍵 1 小時》），我開始並延續這個習慣多年。我每天會寫下 2-3 件感恩的事，越具體越好。大部分會是我昨天接觸過的人、今天的機會、生活的大小事物等。帶著感恩的心開始每一天，能帶給我正向能力面對今天的人和事。列為非必要，因為並非每個人都有此習慣（雖然我強烈建議試試看）。
第三步：今日三件可交付的結果 — Daily Planning
接著進入日計畫重點。此時我會打開另一個 Notion 視窗 (Crtl + Shift + N) ，拉出寫好的本週計畫。從最上層 (Most Important Tasks) 的五件事開始，將未完成的子項目填入日計畫裡。如果你完成了週計畫第三步 — 在行事曆上預先安排做大項目的時間，那你就省了部分時間。
- 重點一：最重要的事只能有一件，次重要的事只能有兩件，其他事項可以增加。貫徹了「One Thing」這本書的主旨。如果你覺得今天必須要完成的事很多寫不進去怎麼辦？那就盡力專注把前面重要的事做完，就可以做剩下的事。
- 重點二：預估每件事情所需的時間（以番茄鐘一個 25 分鐘為單位。不知道番茄鐘的讀者可以回頭看第一篇的內容）。
- 重點三：加總今天所有事情所需的番茄鐘，打開行事曆看今天的番茄鐘額度（能自行運用的總時間）。如果所需時間超過額度，那就必須取捨，刪去一兩件事，或是在較不重要的事情花較少的時間。如果一整天（很難得）沒有會議，我大概能做到 10 個番茄鐘的事。一般上班日平均大概 6-8 個番茄鐘。
如原則篇所述，使用蕃茄鐘預估時間和排入合理的事情量是提高效能的關鍵。每件事限時，就能克服帕金森定律：「工作總是能填滿預定來完成它的所有時間」。制定可達成的目標，每天看到大部分被劃掉的任務，會產生強烈的正反饋並提升對自己做事效率的信心。
註：我會在 Notion 中把每一項任務變成 check box，做完就可以 check ，把任務劃掉，很有成就感！
第四步：晨間筆記（若時間許可）
日計畫做到這裡，大概會花 15-20 分鐘。我的一個番茄鐘還剩下 5-10 分鐘。剩餘時間我就會寫晨間筆記：預先思考今天最大的挑戰為何，可能會有何困境，有什麼點子能夠解決，或是提醒今天要注意的事。
在寫晨間筆記，甚至是一天做事的過程中，如果我想到什麼有趣的點子，或是不在規劃中但是要做的事，我會把它們寫在今日頁面的「隨筆」裡面（工作中常用 “Parking Lot" 一詞代之）。目的在確保我所有的筆記都在同一處，以利每天或每週回顧的時候檢視處理。
3. 【每日】今日學習總結
每天結束（通常會是晚上睡前半小時到一小時），我會用手機再次打開 Notion 的今日計畫頁面，快速回顧今天完成的事，並簡短地填寫「今日學習總結」的內容。
今日評價（Rate Your Day），1-5 分，評估自己今天是否過得滿意，完成規劃的事情，或善用時間。以及今日心情，評估今天的平均心情好壞。我是還沒有進階到長期追蹤這些數據來調整自己的行為模式，這裡的目的僅是給自己機會覺察自己的理性腦（Thoughts）和感性腦（Emotional）的狀態，不論好壞都接受它們，可以睡得比較好，明天繼續努力。
若今天比較特別，發生一些事、獲得特別的體驗、學到有趣的東西，我會在簡短條列式地把重點打下來，以利每週回顧時反芻。每日回顧的關鍵在有（習慣）而非好（寫很多內容），所以通常都不會超過 10 分鐘，有時候只是評了兩個分數也沒關係。
“What good did I do today?" 是富蘭克林的每日回顧問題。
4. 【週末】每週回顧 – Weekly Review
到了週末（或是週五下班前），一週工作下來累積五天的日計畫內容，便是每週回顧的時刻。此時，我會再次打開資料庫裡的本週計畫頁面，往下滑到第二部分 (II. Weekly Review)，如下圖所示。
4-1. 清理工作與大腦關機 (Get Clear – Brain Dump & Shutdown)
這步驟參考了 Get Thing Done (GTD) 系統裡的每週回顧以及 Deep Work（中文譯《深度工作力》裡的 Shutdown Routine。就是在週末放假前，先「儲存」所有在大腦短期記憶體裡的內容，一方面是備份，下週計畫時可以再讀取；另一方面是清空，讓週末可以徹底放鬆，去體驗工作以外的事。
「Brain Dump」顧名思義，就是把腦中所有想到的事情，包括代辦事項、創意發想、擔憂的事情，全部寫下來。這過程不需多加思索（零秒思考力），紀錄下的事情也不需太在意形式，只要能讓自己回想起內容即可。我一般不會花超過 15 分鐘做這件事。
4-2. 回顧與總結 (Weekly Review Questions)
我前主管曾是 Google 高管也是管理達人，他問過我這個問題：「以上步驟一到四，每日每週計畫與回顧，如果只能做一件，哪件事最重要？」
我的回答是週計畫，但他的回答是每週回顧。他覺得每週回顧是個好的頻率（每天可能過度頻繁，硬要擠東西出來）。另外回顧比規劃重要，因為人是習慣的動物，就算不規劃人的腦中也有一個清單，但是不回顧，人就會一直按照一樣的方式繼續下去，回顧能讓人發現改進之處進而改變行為，產生真正效益。
我在模板中提了四個問題來幫助我審視我的一週。前三個問題是經典的回顧三問。我最後加了第四個問題，是在回顧三問之後，思考如何將其轉化爲行動或改變。
- 玫瑰（Rose）指值得慶祝的成就或發生的好事
- 刺（Thorns）指碰到的困難、失敗、不順利、未完成的事情
- 花苞（Buds）指機會、期待的事情、好點子、學習與成長。
我有時會在週五 Brain Dump 時一起完成本週回顧總結，有時會在週末，甚至是下週一做下週計畫時完成這部分。不管何時完成，我盡量每週承諾自己完成這件事。這也是我認為整個系統最有意義的部分。
5 → 1 下週計畫
過了愉快的週末，在週日或週一早上開始下週計畫（回到第一部分）。這裡要補充的是，有了上週 Brain Dump 與回顧總結，週計畫會更加快速精準。我會讀一遍 Brain Dump 的內容，重新「讀取」上週五的大腦狀態，再看審視自己之後寫下的「Action」內容，最後再快速掃過一遍自己寫下的本季度或年度目標（不在本文範圍討論）。這樣就能「見樹又見林」 — 無縫延續上週的動能（Brain Dump)、做出關鍵的改變 (Review – Action)、並確保自己沒有偏離目的地 (Quarterly, Yearly Goal)。這樣寫出來的週計畫能幫助我掌握所有需要追蹤的事，避免重複上週的失敗，並專注在真正重要的事情。
總結
在這篇實戰篇，我分享了我的 Notion 生活作業系統模板。這是我參考許多書與人的建議並親身試驗，演化多年至今仍每天在使用的系統。我們一起體驗了我一週如何使用生活作業系統的兩個模板來計畫與回顧我的生活。從週計畫，日計畫，日回顧，再回到週回顧。它大幅提升了我的做事效能與生活掌控度。
不過你可能會想，每天、每週要做這麼多計畫與回顧也太累了吧？這系統看起來很複雜，它是我日積月累養成的習慣的複合體，所以不見得適合你。一個好的系統是會被你使用的系統。所以我鼓勵你可以以此模板做為出發點，嘗試一兩週之後，把你沒有用到的部分從模板中移除，越精簡越好。然後把各種註解、提醒、問題，改成真正對你有啟發或激勵意義的話。這個系統是動態的，它會隨我們的成長一直改變。
最後，我想討論一個我自己也還沒有結論的問題：要如何平衡規劃、回顧、行動。如果花過多時間在規劃與回顧，那就壓縮了真正做事的時間，買櫝還珠。用冥想的概念來看，規劃是專注於未來、回顧是專注於過去、行動是專注於當下。如果一直著眼於未來與過去，那就無法活在當下。這個問題就留給讀者你去思考了。（我可以提供我在 Google X 學到的一個有趣切入角度。Google X 的員工手冊裡提到一種昆蟲 “Tiger Beetle"，並以它作為效仿對象。如果你去找 Tiger Beetle 的影片，你會發現它在沙灘上行走的策略很有趣。它不是邊走邊轉彎，而是看好一個目標，就 100% 全力直線衝刺，衝了好長一段距離才停下來看是不是偏離目標，重新調整方向，再做下一個衝刺。而這種 “dash and reorient" 便成為 Google X 想要效仿的文化。）
後記
我在公司分享我的作業系統，我的 CEO 主管跟我說，他以前跟我很像，也在嘗試並研究各種生產力工具與系統，當時也開發出他很滿意的系統，和我的系統很像。不過他到現在很久沒用了，因為他發現隨著職涯發展與等級提升，生產效率不再是最重要目標，轉而變成做決定的品質，再進階變成人脈。他的原話是 “What matters in your career: first it’s what you do, then it’s what decision you make, and finally it’s who you know."
1/9/2024 @ CA
Journey to the West 